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檔案管理必須現(xiàn)代化

2016-11-06 14:08:40 大云網(wǎng)　點(diǎn)擊量：評(píng)論 (0)

現(xiàn)代科技不僅給檔案工作帶來難得的機(jī)遇，也使檔案工作面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，檔案服務(wù)方向、內(nèi)容及其作用也面臨新的調(diào)整。檔案管理正經(jīng)歷著一場(chǎng)劃時(shí)代的變革。檔案管理現(xiàn)代化是應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備、采用科學(xué)的管理方

現(xiàn)代科技不僅給檔案工作帶來難得的機(jī)遇，也使檔案工作面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，檔案服務(wù)方向、內(nèi)容及其作用也面臨新的調(diào)整。檔案管理正經(jīng)歷著一場(chǎng)劃時(shí)代的變革。

檔案管理現(xiàn)代化是應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備、采用科學(xué)的管理方法，開發(fā)和保護(hù)檔案信息資源，全方位、多形式地提供高質(zhì)量、高效率的檔案信息的一個(gè)龐大的綜合性系統(tǒng)工程。

狹義上說檔案管理現(xiàn)代化包括檔案管理方法（即運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)管理方法），以及檔案管理手段（即在檔案管理中應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、縮微技術(shù)和其他現(xiàn)代先進(jìn)的技術(shù)或設(shè)備）；廣義上說，檔案工作現(xiàn)代化包括組織管理科學(xué)化、檔案信息服務(wù)的社會(huì)化、檔案管理機(jī)構(gòu)布局與檔案館、室收藏檔案結(jié)構(gòu)的合理化、技術(shù)與設(shè)備的現(xiàn)代化。界于上述兩種觀點(diǎn)的檔案管理現(xiàn)代化包括檔案管理組織現(xiàn)代化、檔案管理方法現(xiàn)代化、技術(shù)與設(shè)備現(xiàn)代化。

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，首先必須建立一支復(fù)合型、多層次的專業(yè)技術(shù)隊(duì)伍。檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)對(duì)檔案工作人員的專業(yè)構(gòu)成提出了新要求，即一方面需要大量的信息處理人員、信息分析與研究人員、數(shù)據(jù)庫(kù)生產(chǎn)與維護(hù)人員、計(jì)算軟件人才、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境創(chuàng)建與運(yùn)行維護(hù)人員、信息服務(wù)人員等；另一方面，檔案工作人員需要補(bǔ)充與更新知識(shí)。

其次，抓好檔案信息數(shù)據(jù)建設(shè)。數(shù)字化信息處理技術(shù)和電子存貯技術(shù)的發(fā)展，為檔案信息數(shù)字化提供了技術(shù)手段和可能。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等技術(shù)和設(shè)備，將館藏檔案信息數(shù)字化，建成各種專業(yè)性、綜合性檔案信息庫(kù)，不僅方便檔案信息的檢索和查詢，同時(shí)也是保護(hù)檔案信息的重要手段。系統(tǒng)處理對(duì)象正由檔案目錄信息向全文信息發(fā)展。全國(guó)已有幾百家檔案館應(yīng)用光盤進(jìn)行檔案全文存貯實(shí)驗(yàn)工作。

1990年11月，國(guó)家檔案局發(fā)布的《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》，其中第21條規(guī)定：“各級(jí)種類檔案館提供利用的檔案，應(yīng)當(dāng)逐步實(shí)現(xiàn)以縮微品代替原件，具有與檔案原件同等的效力。”這就為檔案原件的再生性保護(hù)提供了法律依據(jù)。

縮微技術(shù)是一種利用攝影方法將普通書刊、文件與圖紙按照一定的縮小比例攝錄在感光膠片上制成縮微品的技術(shù)。縮微技術(shù)作為信息的模擬信息海量存貯技術(shù)，隨著信息產(chǎn)業(yè)的興起，近年來獲得飛速發(fā)展。縮微技術(shù)以膠片為信息載體，采用感光攝影原理，是目前一種成熟的文獻(xiàn)資料全文真跡存貯技術(shù)，是集光學(xué)、機(jī)械、電子、化學(xué)、計(jì)算機(jī)于一體的高技術(shù)行業(yè)，主要應(yīng)用于文獻(xiàn)的存貯、出版物的發(fā)行以及電子計(jì)算機(jī)的結(jié)合利用。

絕大部分中小檔案館沒有財(cái)力、物力和人力開展檔案縮微復(fù)制工作，加上檔案具有機(jī)密性強(qiáng)的特點(diǎn)，這就要求一些縮微設(shè)備齊全、人力較強(qiáng)的檔案部門在本系統(tǒng)、本地區(qū)成為檔案縮微服務(wù)中心。服務(wù)中心一般為獨(dú)立的經(jīng)濟(jì)核算單位，在技術(shù)上、標(biāo)準(zhǔn)上接受檔案行政管理部門或檔案館的監(jiān)督指導(dǎo)，雙方在加工合同書上應(yīng)設(shè)立保密專項(xiàng)。

檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，不可能一蹴而就。要有計(jì)劃有步驟地根據(jù)本系統(tǒng)、本地區(qū)的實(shí)際情況堅(jiān)持先試點(diǎn)后鋪開，從點(diǎn)到面的方針，并注重總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，在購(gòu)置現(xiàn)代化設(shè)備時(shí)，既要考慮到設(shè)備的先進(jìn)性，又要注重實(shí)用性和經(jīng)費(fèi)承受能力。要充分利用好現(xiàn)有設(shè)備，使之盡可能地發(fā)揮出最大的效益。此外，也要抓緊搞好檔案的基礎(chǔ)建設(shè)，為實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化做好一切準(zhǔn)備工作。

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