通常完成一個項目需要多人共同協作，人與人之間通過完成項目的一系列事件而聯系在一起。事件的發生的次序決定了系統內用戶信息傳遞的流程。這樣對于協同辦公系統中的每個用戶，登錄系統都會獲取一個實時的事件清單，用戶只需對當前事件進行響應，簡化了以往繁雜的處理過程。

　　同時，協同化OA更注重于組織門戶平臺的整合，將OA系統產生的信息，按不同應用層次，劃分為面向瀏覽用戶的外部信息以及面向系統用戶的內部信息，并通過統一的平臺集成顯示，通過辦公系統與組織門戶的協同，解決了兩者以往存在的信息孤島問題，同時也降低了系統用戶的工作量。

　　協同化OA也為知識管理帶來了便捷，處于知識經濟時代，尤其對于知識密集型組織，對知識的挖掘、存儲、應用與更新是特別重要的。協同OA通過架設一個開發、共享的知識平臺，系統用戶可隨時將知識沉淀，并可隨時調用知識庫中的知識，形成經驗類知識庫、方法類知識庫、專家庫等等一系列知識體系。目前協同OA與ERP、CRM等應用軟件的界限已經不是很明顯，通過標準接口，OA系統導入應用程序輸出的結果。

　　尤其是目前SAAS模式得到越來越多用戶認可的同時，協同OA將發揮各個應用系統之間數據通訊與交流的樞紐作用。OA的協同化是與技術發展密不可分的，在Google率先推出在線文檔編輯與存儲功能之后，微軟也在近日推出了Office Live Workspace產品，雖然目前還不支持在線編輯，但用戶可通過安裝插件的方式將office文檔上傳到自己的Office Live Workspace網絡空間。在線文檔編輯與存儲是促進OA協同化的關鍵技術。雖然目前市場上的OA產品基本都是B/S結構，但都還很難實現文檔編輯與存儲的無縫集成。Google和微軟的先例給了國內OA廠商一個很好的借鑒。國家電子簽名法的頒布，確立了電子文檔的法律效力，此外，即時通訊、視頻會議、網絡傳真、無線等技術的發展，也必將帶動OA的進一步協同化與智能化。