ERP系統(tǒng)與IT審計方略

2014-11-08 21:58:40 大云網(wǎng)　點擊量：評論 (0)

　在企業(yè)資源規(guī)劃(Enterprise Resources Planning．ERP)實施以前，許多企業(yè)基于計算機的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，基本都是圍繞某一業(yè)務(wù)功能或者是職能部門運行的。ERP系統(tǒng)的實施在很大程度上改變了企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，實現(xiàn)了從采購到付款、訂單的獲取到發(fā)票的開出等業(yè)務(wù)集成，實現(xiàn)了跨職能部門業(yè)務(wù)處理。在這種情況下，ERP系統(tǒng)中單一的數(shù)據(jù)庫，使過去跨部門的審批流程得到簡化和壓縮。壓縮所造成的一個結(jié)果是。用于企業(yè)內(nèi)部控制的許多審計線索在ERP系統(tǒng)的引入后消失了，這加大了審計的難度，增加了審計風(fēng)險。

　　目前．我國大多數(shù)的會計師事務(wù)所尚未配備對ERP軟件進行審計的專門審計軟件。但是ERP軟件在大中型企業(yè)的迅速推廣與普及．使一大批先進企業(yè)率先進入商務(wù)和會計核算的無紙化和網(wǎng)絡(luò)化階段這迫使注冊會計師面對在審計手段未及時更新的情況下完成審計任務(wù)的局面。如何運用現(xiàn)有的審計手段，做好ERP系統(tǒng)審計，本文就此做些探討。

　　一、運行ERP系統(tǒng)的企業(yè)財務(wù)會計特點

　　財務(wù)會計系統(tǒng)(Financial Information System，F(xiàn)IS)作為子系統(tǒng)．只是整個ERP系統(tǒng)的一個組成部分，是企業(yè)對內(nèi)對外信息流的一個環(huán)節(jié)。FIS更側(cè)重于財務(wù)管理功能．而不是按照會計準(zhǔn)則和會計制度所要求的會計核算功能。與之相應(yīng)的是。企業(yè)的財務(wù)人員更多地從企業(yè)內(nèi)部管理的角度去思考問題、收集數(shù)據(jù)，企業(yè)在設(shè)置系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程和勾稽對應(yīng)關(guān)系時，也是以內(nèi)部管理的口徑為主。

　　FIS與其他功能模塊之間信息高度共享。可以通過Intranet(企業(yè)內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng))和Internet網(wǎng)絡(luò)進行遠程實時在線運行，在系統(tǒng)中可以定義集團公司、公司代碼、業(yè)務(wù)范圍、成本控制范圍、業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)區(qū)和成本中心等組織結(jié)構(gòu)元素。因此企業(yè)各項經(jīng) 濟活動所產(chǎn)生的對企業(yè)財務(wù)狀況的影響幾乎可以實時地得到反映。

　　系統(tǒng)的操作權(quán)限劃分設(shè)置嚴格．有些較為敏感的財務(wù)數(shù)據(jù)的取得必須得到企業(yè)當(dāng)局的高層管理人員的配合與授權(quán)。ERP系統(tǒng) 有一個巨大的數(shù)據(jù)庫，具備強大的數(shù)據(jù)記憶、比較功能。系統(tǒng)數(shù)據(jù)被修改時，系統(tǒng)內(nèi)部會留下審計軌跡。

　　二、運行ERP系統(tǒng)的審計特點

　　(一)對ERP系統(tǒng)的審計不能僅僅局限在FIS。ERP軟件的其他功能模塊．如銷售和分銷(SD)、物料管理(MM)、生產(chǎn)計劃(PP)、人力資源(HR)等，對于核實企業(yè)資產(chǎn)負債的真實性、交易過程的合規(guī)合法性，檢查企業(yè)內(nèi)部控制的執(zhí)行情況．都有重要的參考作用。

　　(二)需熟悉和理解被審計單位。ERP軟件中包含的管理思想要注重與企業(yè)的信息主管溝通．必要時可與企業(yè)的軟件供應(yīng)商溝通，以充分利用軟件本身的統(tǒng)計、分析比較功能．獲得豐富的分析性復(fù)核資料。

　　(三)現(xiàn)場溝通與交流能力要求高。因為ERP系統(tǒng)強大的數(shù)據(jù)處理功能和財務(wù)流程的無紙化、嚴格的權(quán)限劃分以及系統(tǒng)本身側(cè)重內(nèi)部管理的特點．企業(yè)財務(wù)人員的專業(yè)技能往往表現(xiàn)為專業(yè)知識面較窄、對電子系統(tǒng)依賴性強，按照會計準(zhǔn)則解釋有關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)的能力欠佳。這種情況下，對注冊會計師的現(xiàn)場溝通與交流工作的能力要求較高。

　　(四)降低檢查風(fēng)險尤其重要。會計處理的中間過程無紙化，實現(xiàn)遠程聯(lián)網(wǎng)核算，使得有些原始憑證保存在財務(wù)以外的部門，有些原始憑證異地存放，有些原始憑證沒有與記賬憑證一起裝訂。在制定審計計劃時，必須對如何降低這種情況下的檢查風(fēng)險做出合理安排。

　　(五)符合性測試側(cè)重點不同。經(jīng)濟交易實時錄入系統(tǒng)并且可立即被各個功能模塊包括FIS所共享。不存在匯總原始憑證。實質(zhì)性測試如果按照傳統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)，將難以達到測試比例要求。如果根據(jù)符合性測試的結(jié)果結(jié)合專業(yè)判斷，可以適當(dāng)減少樣本量。當(dāng)客觀條件不允許注冊會計師去全面剖析系統(tǒng)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)時，對企業(yè)的各業(yè)務(wù)循環(huán)的主要交易多使用“穿行測試”，可以節(jié)約審計成本，并取得比較好的符合性測試效果。

　　三、ERP系統(tǒng)審計中的注意事項

　　對于新客戶，在前期調(diào)查階段，要特別關(guān)注企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組的BRP過程。通過與企業(yè)管理層和各業(yè)務(wù)主管部門的溝通、詢問。了解企業(yè)的ERP項目是否真正上線成功了．試運行過程中是否出現(xiàn)過重大問題；處于并行階段的．很多情況下ERP系統(tǒng) 和舊的賬務(wù)系統(tǒng)之間會存在一個差額。要了解這個差額的形成原因，以及企業(yè)如何處置。

　　在制定審計計劃時．要把測試控制風(fēng)險的重點放在財務(wù)會計模塊(FIS)的不涉及具體交易的會計科目之間的轉(zhuǎn)賬核算。以及報表形成階段。ERP系統(tǒng)龐大而復(fù)雜。數(shù)據(jù)之間關(guān)聯(lián)性強，且涉及企業(yè)內(nèi)部管理的方方面面，因此即使為了舞弊的需要．一般情況下企業(yè)也不會冒險去篡改涉及具體交易的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)以及它們相互之間的勾稽對應(yīng)關(guān)系。但是為了各種利益需要，企業(yè)管理當(dāng)局有可能在設(shè)置和更改會計報表和財務(wù)報表的數(shù)據(jù)形成流程方面，以及填制或自動生成轉(zhuǎn)賬憑證時，利用系統(tǒng)的自定義功能，通過信息主管授予財務(wù)部門更大的權(quán)限。要特別注意，是否存在完全由企業(yè)自己開發(fā)的“外掛程序”，重點查證其合法合規(guī)性。

　　在外勤現(xiàn)場，要加強對企業(yè)資產(chǎn)負債的核實力度，以彌補對系統(tǒng)可能存在的認識不足所帶來的審計風(fēng)險。可以適當(dāng)提高對企業(yè)外部詢證和對企業(yè)內(nèi)部財產(chǎn)清查的風(fēng)險等級，仔細分析詢證和清查的結(jié)果。

　　要獲取企業(yè)的ERP系統(tǒng)操作手冊和科目代碼表。由此可充分利用系統(tǒng)各模塊的強大記錄與統(tǒng)計功能，獲得詳細的審計信息。對于異地錄入的原始憑證。應(yīng)選擇有代表性的一個或幾個錄人終端，實施實質(zhì)性測試。確定實質(zhì)性測試的重要性水平時，基于單項交易金額小而交易數(shù)量多的特點，交易金額的重要性水平要降低，但抽查的樣本量要適度減少。

　　四、ERP系統(tǒng)審計中取得充分、有效證據(jù)的方法

　　1．獲取紙質(zhì)原始證據(jù)。ERP系統(tǒng)雖然實現(xiàn)了會計處理中間過程的無紙化，但企業(yè)最終會輸出會計報表、有關(guān)的管理報表和資產(chǎn)負債明細表。這些報表經(jīng)企業(yè)簽章后就形成了直接的審計證據(jù)。

　　2．獲取或編制ERP系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程圖。同時可輔之以“穿行測試”等符合性測試記錄。這些就形成了內(nèi)部控制評價的重要依據(jù)。

　　3．導(dǎo)出、分析數(shù)據(jù)資料。利用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能，將有關(guān)的分析性復(fù)核所需的數(shù)據(jù)資料導(dǎo)出，形成常用的Excel等文件格式。對此進行分析、計算，可形成工作底稿。

　　4．謹慎保存數(shù)據(jù)。如果存貨等資產(chǎn)明細表篇幅過長，可以考慮數(shù)據(jù)從系統(tǒng)導(dǎo)出后存放于磁性介質(zhì)里。但最好將含有分類合計數(shù)和總的合計數(shù)的頁面打印出來，以紙質(zhì)證據(jù)保存更為謹慎。

　　5．做好查證記錄、查證底稿。ERP系統(tǒng)中調(diào)閱相關(guān)數(shù)據(jù)非常便利，在記賬憑證的界面上點擊特定圖標(biāo)就可以查閱到幾乎所有的該項交易信息(企業(yè)一般稱之為“憑證流”)。但應(yīng)做好書面的查證記錄。必要時對重要的會計憑證和相關(guān)單證打印輸出形成查證底稿。

　　五、加強ERP系統(tǒng)內(nèi)部控制制度審計

　　ERP系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度是控制范圍大、控制程序復(fù)雜的綜合性控制，是控制重點為職能部門和計算機數(shù)據(jù)處理部門的全面控制，是人工控制和計算機自動控制相結(jié)合的多方位控制。

　　實施ERP系統(tǒng)后。企業(yè)業(yè)務(wù)流程的轉(zhuǎn)變對企業(yè)內(nèi)部控制的影響最大．對企業(yè)內(nèi)部管理和財務(wù)方面的監(jiān)控提出了新的要求．這方面的風(fēng)險特征相比過去發(fā)生了根本性的變化。一方面導(dǎo)致企業(yè)所處的內(nèi)部風(fēng)險環(huán)境發(fā)生了變化，過去手工狀態(tài)下的控制風(fēng)險，由于ERP系統(tǒng)的引入而變得更加復(fù)雜；另一方面．ERP系統(tǒng)的實施需要對原有的業(yè)務(wù)流程進行優(yōu)化和設(shè)計，改變了企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)。在這種情況下，就需要企業(yè)對基于ERP系統(tǒng)的關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程的內(nèi)部控制進行定審核，確認相關(guān)控制是否足降以低由于ERP系統(tǒng)的使用而帶來的業(yè)務(wù)風(fēng)險。

　　在復(fù)雜的ERP系統(tǒng)接El和多用戶訪問情形下，無法徹底消除系統(tǒng)本身的特點導(dǎo)致的盲區(qū)。由于ERP系統(tǒng)和其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)格式可能完全不同，為了實現(xiàn)數(shù)據(jù)的傳遞，就需要針對不同的技術(shù)平臺和特點開發(fā)不同的接El，這些接口會產(chǎn)生新的控制方面的問題和風(fēng)險。另一方面，許多企業(yè)在實施了ERP系統(tǒng)后，如果訪問權(quán)限開放給不應(yīng)該擁有訪問權(quán)限的個人或團體。它將降低那些敏感交易的安全性，極大地提高數(shù)據(jù)遭到破壞的風(fēng)險。所以，需特別關(guān)注相關(guān)內(nèi)部控制制度是否有效。

　　定期審計會計資料，檢查ERP系統(tǒng)下會計賬務(wù)處理是否正確，是否遵照《會計法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，審核費用簽字是否符合公司內(nèi)控制度，憑證附件是否規(guī)范完整。審查機內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，如查看賬冊內(nèi)容，做到賬表相符，對不妥或錯誤的賬表處理應(yīng)及時調(diào)整。監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。審查系統(tǒng)運行各個環(huán)節(jié)防止存在漏洞。

　　作為企業(yè)管理信息化進程中重要的一項內(nèi)容，ERP系統(tǒng)正逐步在企業(yè)中得到廣泛應(yīng)用。它為企業(yè)帶來巨大的管理提升和經(jīng)濟效益的同時，也給審計帶來了基于ERP系統(tǒng)自身的特點所產(chǎn)生的問題與風(fēng)險，研究和制定ERP環(huán)境下企業(yè)的審計策略、審計方法，是會計師事務(wù)所審計業(yè)務(wù)中不容忽視的新課題。

責(zé)任編輯：葉雨田

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